電子定款認証の流れ｜初めてでも分かるステップ解説

電子定款を作成した後は、公証役場で「定款認証」を受ける必要があります。この記事では、電子定款認証の流れを、初めての方でも分かりやすいようにステップ形式で解説します。会社設立の準備を進めている方は、ぜひ参考にしてください。

・「電子定款とは？紙定款との違い」はこちら

電子定款認証の全体の流れ

電子定款認証は、次の 5つのステップ で進みます。

１．定款の作成

２．公証役場への事前確認（メール送付）

３．電子署名の付与

４．公証役場での認証手続き

５．認証済み定款の受け取り

それぞれ詳しく見ていきます。

ステップ①定款の作成

会社の基本事項（商号・目的・本店所在地・資本金・役員など）をまとめて定款を作成します。電子定款の場合は、PDF形式で作成するのが一般的です。

※株式会社の設立には定款の認証が必要です。

よくあるポイント

• 目的は広すぎても狭すぎてもNG
• 商号は同一住所で同名不可
• 役員任期や公告方法は後で変更しにくい

ステップ②公証役場への事前確認（メール送付）

作成した定款を、公証役場へメールで送付し、内容の事前チェックを受けます。修正が必要な場合は、この段階で指示が返ってきます。

公証役場が確認する主な内容

• 記載漏れがないか
• 法律に反していないか
• 目的が適切か
• 形式が整っているか

※実務上のポイント
公証役場によっては、事前確認の段階で「実質的支配者となるべき者の申告書」の提出を求められることがあります。必要書類は公証役場ごとに異なるため、事前に案内を確認しておくと安心です。

ステップ③電子署名の付与

発起人全員が、電子定款に電子署名を付与します。マイナンバーカードを使った署名が一般的です。

注意点

• 署名用電子証明書のパスワードが必要
• パスワードを間違えるとロックされる
• 電子署名ソフトの操作に慣れていないと時間がかかる

ステップ④公証役場での認証手続き

電子署名が完了したら、公証役場で認証手続きを行います。電子定款の場合、オンラインで完結するため、来所不要のケースもあります。

※オンライン認証はすべての公証役場で対応しているわけではないため、事前確認が必要です。

認証時に必要なもの

• 電子署名済みの定款
• 委任状（行政書士が代理する場合）
• 公証役場から指定された書類

・「電子定款で「XML署名付きPDF」が導入されました―新方式をやさしく解説－」はこちら

ステップ⑤認証済み定款の受け取り

認証が完了すると、公証役場から「認証済み定款」が交付されます。PDFデータで受け取るのが一般的です。

認証後にできること

• 法務局での会社設立登記
• 銀行口座の開設準備
• 事業開始の手続き

まとめ：電子定款認証は5ステップで完了

電子定款認証は作成 → 事前確認 → 電子署名 → 認証 → 受け取りの5ステップで完了します。

オンラインで完結できるため、紙定款よりもスムーズに進められるのが特徴ですが、

電子署名やファイル形式の扱いには一定の注意が必要です。

最後に

電子定款認証は、

• 電子署名
• 公証役場とのやり取り
• 書類の形式調整
  など、初めての方には難しい部分が多い手続きです。

手続きに慣れていないと、思わぬところで時間がかかることがあります。

必要に応じて行政書士に相談することで、負担を減らせる場合もあります。

ご自身のペースで、安心できる方法を選んでください！